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Sciences Humaines et Sociales
Université de Picardie Jules Verne

FAQ

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La première inscription (jamais inscrit à l’UPJV)

Pourquoi dois-je m’inscrire et quand ?

L’inscription administrative à l’université est obligatoire. Elle permet de récupérer vos informations et pièces justificatives obligatoires pour constituer votre dossier administratif dans l’établissement. Vous aurez, grâce à cela, accès à votre Espace Numérique de Travail et aux informations relatives à votre rentrée universitaire.
La campagne d’inscription sera ouverte dès le 7 juillet (sous réserve de l’obtention du baccalauréat ou de l’acceptation de votre candidature) et jusqu’au 17 juillet 2020.

J’ai des difficultés pour compléter mon inscription en ligne. À qui dois-je m’adresser ?

Dans un premier temps, vous devez vous inscrire depuis un ordinateur. Vous ne pouvez pas vous inscrire depuis un smartphone ou une tablette.
Vous devez autoriser les fenêtres Pop-up sur votre navigateur WEB.
Vous pouvez consulter l’aide pour chaque rubrique en cliquant sur le petit point d’interrogation vert situé sur chaque encart.

Combien de temps faut-il pour m’inscrire ?

Si vous avez tout préparé en amont, l’inscription administrative en ligne dure en moyenne de 15 à 20 minutes.

Je n’ai pas pu m’inscrire en juillet. Comment faire ?

Une période complémentaire d’inscription est prévue à partir de fin août / début septembre 2020. Pour connaître les dates d’inscription veuillez cliquer sur le lien suivant : 

Calendrier des inscriptions

Puis-je m’inscrire avec un dossier papier ?

Non, sauf cas particuliers.
Pour connaître les modalités d’inscription, veuillez consulter le site de l’UPJV.

On me demande mon numéro étudiant. Où puis-je le trouver ?

À la fin de votre inscription administrative, un numéro étudiant vous est attribué. Vous le trouverez sur le récapitulatif d’inscription ; il vous est également envoyé par mail à la fin de l’inscription.

Lors de mon inscription, on me demande mon adresse mail personnelle. Pourquoi ?

L’adresse mail personnelle est obligatoire pour vous envoyer les informations relatives à votre inscription, votre numéro étudiant, votre récapitulatif d’inscription, ainsi que les démarches d’inscription. Si vous ne donnez pas la bonne adresse, votre inscription sera bloquée. Une fois toutes les démarches terminées, une adresse institutionnelle sera attribuée.

Je viens d’une autre université. Ai-je quelque chose de particulier à faire ?

Si vous étiez déjà inscrit(e) dans une autre université française, vous devez effectuer un transfert de dossier. Pour cela, vous devez vous rendre ici.

J’ai été inscrit à l’UPJV, mais j’ai annulé mon inscription l’an dernier : suis-je concerné par le service "primo-entrants" ou "Réinscription" ?

Vous ne pouvez pas vous inscrire en ligne. Vous devrez retirer un dossier d’inscription dans votre scolarité et vous inscrire à partir du 31 août 2020 (Pensez à consulter le calendrier des inscriptions / réinscriptions sur notre site).

Je me réoriente en première année mais mon identifiant Parcoursup ne fonctionne pas. Pourquoi ?

Plusieurs cas de figure :
  • Si vous étiez déjà à l’UPJV et que vous vous réorientez à l’UPJV, vous devez passer par le module de réinscription de votre ENT ;
  • Vous n’avez pas validé votre vœu Parcoursup ;
  • Vous avez été accepté dans un autre établissement.

Lors de mon inscription, on me demande mon numéro NNE / INE mais j’en possède plusieurs : lequel dois-je prendre ?

Le numéro INE que vous devez renseigner lors de votre inscription est celui inscrit sur votre relevé de notes du baccalauréat.
Lors de vos démarches, certains services peuvent vous générer un numéro INE comme le CROUS ou la CVEC. Si c’est le cas, c’est que vous avez mal renseigné vos informations.

Quelle est la différence entre le Numéro NNE/INE et le numéro étudiant ?

Le numéro NNE/INE est votre identifiant national. Vous aurez le même tout au long de vos études quel que soit l’établissement français d’inscription.
Le numéro étudiant est votre identifiant au sein de l’UPJV. Il ne sera valable qu’à l’UPJV.

Comment puis-je savoir si mon inscription est bien validée ?

Votre inscription est validée après enregistrement du paiement des frais d’inscription, vérification et validation des pièces justificatives par l’administration.
Pour connaître l’avancement de la validation des pièces, vous pouvez consulter leur statut sur le Service Numérique "PJ WEB".
Une fois que tout est validé (paiement et pièces justificatives), un mail vous invitant à créer votre Espace Numérique de Travail (ENT) vous sera envoyé.

La réinscription (déjà inscrit à l’UPJV les années précédentes)

Pourquoi je ne trouve pas mon établissement dans la liste déroulante ?

Si vous étiez inscrit dans un des établissements suivants :
IUT de l’Aisne, IUT de l’Oise, de l’Antenne de Beauvais, de l’INSSET de Saint-Quentin ou Cuffies : vous devez choisir comme établissement UNIVERSITÉ D’AMIENS dans la Somme, car les sites délocalisés sont rattachés au département et à l’établissement principal.
Si vous venez d’un autre établissement que ceux cités ci-dessus, et que vous ne le trouvez pas, veuillez envoyer un mail à reins@u-picardie.fr

Je suis AJAC : on ne me propose qu’une seule étape, que dois-je faire ?

Une seule inscription est possible par le Web.
Votre scolarité informera le Service de Formation Initiale, qui réalisera l’inscription secondaire.

J’ai été inscrit à l’UPJV, mais j’ai annulé mon inscription l’an dernier : suis-je concerné par le service "primo-entrants" ou "Réinscription" ?

Vous ne pouvez pas vous inscrire en ligne. Vous devrez retirer un dossier d’inscription dans votre scolarité et vous inscrire à partir du 31 août 2020 (Pensez à consulter le calendrier des inscriptions / réinscriptions sur notre site).

Je me réoriente en première année mais mon identifiant Parcoursup ne fonctionne pas. Pourquoi ?

Plusieurs cas de figure :
  • Si vous étiez déjà à l’UPJV et que vous vous réorientez à l’UPJV, vous devez passer par le module de réinscription de votre ENT ;
  • Vous n’avez pas validé votre vœu Parcoursup ;
  • Vous avez été accepté dans un autre établissement.

Je veux me réinscrire mais aucune inscription ne m’est proposée ?

Si vous êtes dans une poursuite d’études classique (Passage de L1 à L2, redoublement de L2, …) et que rien ne vous est proposé au moment de l’inscription, il se peut que votre scolarité travaille encore sur certains résultats ou que votre jury ne soit pas encore passé. Il faudra dans ce cas réessayer un peu plus tard.

Comment puis-je savoir si mon inscription est bien validée ?

Votre inscription est validée après enregistrement du paiement des frais d’inscription, vérification et validation des pièces justificatives par l’administration.
Pour connaître l’avancement de la validation des pièces, vous pouvez consulter leur statut sur le Service Numérique "PJ WEB".
Une fois que tout est validé (paiement et pièces justificatives), un mail vous invitant à créer votre Espace Numérique de Travail (ENT) vous sera envoyé.

La Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC)

La CVEC, qu’est-ce que c’est ?

Cette contribution a pour but de favoriser l’accueil et l’accompagnement social, médical, culturel et sportif des étudiant(e)s.

Qui doit payer la CVEC ?

Tout les étudiant(e)s en formation initiale dans un établissement d’enseignement supérieur sont concerné(e)s par cette contribution.
Sont exonérés de cette contribution, les boursiers(ères), réfugié(e)s, les étudiant(e)s bénéficiaires de la protection subsidiaire ou les étudiant(e)s enregistré(e)s en qualité de demandeur d’asile et disposant du droit de se maintenir sur le territoire.

Quel est le montant de la CVEC ?

Le montant, pour l’année universitaire 2020/2021 est de 92 €.

La CVEC est-elle obligatoire ?

La validation (payante ou non) de cette contribution au CROUS est à faire avant l’inscription administrative à l’université. Un certificat vous sera remis lors de la validation et sera obligatoire pour vous inscrire.
Pour plus d’informations : https://cvec.etudiant.gouv.fr/

Mon numéro CVEC n’est pas reconnu alors que j’ai l’attestation. Pourquoi ?

  • Vérifiez que vous avez bien une attestation pour l’année en cours.
  • Vérifiez que le numéro d’attestation est correct (attention, de ne pas confondre un 1 avec un I ou un 0 avec un O).
  • Vérifiez votre état civil : vous avez peut-être inversé votre nom et prénom au moment de l’inscription sur le site de la CVEC et du service numérique des inscriptions.
  • Vérifiez que le numéro INE/NNE est correct.
Si le problème persiste, il faudra envoyer un mail à primo@u-picardie.fr ou reins@u-picardie.fr en précisant nom, prénom, date de naissance, numéro de dossier de candidature ou numéro étudiant (réinscription) et votre attestation CVEC.
Attention, si vous n’indiquez pas ces informations (nom, prénom, n° de dossier), votre demande ne pourra pas être traitée.

Dois-je valider ma CVEC tous les ans ?

Oui, la CVEC est valable pour une seule année universitaire.

Je m’inscris à plusieurs formations. Dois-je payer la CVEC à chaque fois ?

Non, une seule CVEC par étudiant et par année universitaire. Si vous vous inscrivez dans plusieurs formations ou plusieurs établissements, vous n’avez qu’une seule attestation CVEC.

Les pièces justificatives

Je n’arrive pas à joindre mes pièces justificatives, comment puis-je faire ?

Il existe des applications pour scanner des documents avec votre smartphone ou votre tablette. Ces applications permettent également de modifier des fichiers PDF pour combiner deux fichiers en un. L'utilisation est la même si vous passez par ordinateur. Une boîte à outils sera disponible sur le service numérique des pièces justificatives.

Pourquoi dois-je envoyer ma photo d’identité au format JPEG ou JPG alors que le reste est en format PDF ?

La photo d’identité sert à éditer votre carte d’étudiante. Si le format n’est pas bon, aucune carte ne pourra vous être délivrée.
Votre photo doit donc être cadrée, droite, dans le bon sens, rognée autour de votre visage, sans filtre et ne doit pas être fantaisiste.

Quelles sont les pièces justificatives à envoyer ?

Dans le cas d’une 1ère inscription (jamais inscrit(e) à l’UPJV) :
  • Votre carte d’identité recto/verso (sur un seul fichier) ou votre passeport.
  • Votre Journée Défense et Citoyenneté (JDC, ex JAPD) obligatoire pour les moins de 25 ans.
  • Votre relevé de notes du baccalauréat ou votre diplôme de baccalauréat
  • Votre photo d’identité (bien cadrée, sans filtre, sur fond blanc, non fantaisiste)
  • Une autorisation parentale OBLIGATOIRE si vous êtes mineur(e) le jour de votre inscription
  • Une attestation de réussite du diplôme ou le diplôme donnant accès à votre formation
  • Votre contrat d’apprentissage ou de professionnalisation
Dans le cadre d’une réinscription (déjà inscrit(e) à l’UPJV) :
  • Une autorisation parentale OBLIGATOIRE si vous êtes mineur(e) le jour de votre inscription
  • Une attestation de réussite du diplôme ou le diplôme donnant accès à votre formation
  • Votre contrat d’apprentissage ou de professionnalisation (si concerné(e))

Puis-je envoyer mes pièces par courrier ou par mail ?

Non, les pièces doivent être déposées sur la plateforme WEB dédiée : https://apogee-services.u-picardie.fr/pjweb/

Quel est le lien pour déposer mes pièces justificatives ?

L’URL de la plateforme est : https://apogee-services.u-picardie.fr/pjweb/

Je n’arrive pas à déposer les pièces justificatives, le fichier est trop volumineux. Comment faire ?

Vos fichiers doivent impérativement être sous format PDF ou JPG. La taille maximale autorisée est de 5 Mo. Pour vous aider à réduire vos fichiers, vous pouvez consulter les liens suivants :

1. Créer des fichiers PDF :
  • Les logiciels de traitement de texte permettent d’enregistrer les documents au format PDF (Word, Open, Office, Libre Office,…)
  • De même, les logiciels d’impression proposent "d’imprimer vers un fichier PDF"
  • Vous pouvez utiliser des outils en ligne vous permettant de convertir des fichiers (Word, Excel, images…) au format PDF
2. Fusionner / Dissocier des fichiers PDF :

Quand je me connecte sur la plateforme des PJ WEB on me dit que je ne suis pas concerné ?

Cela signifie que vous n’avez aucune pièce à déposer.

Le règlement des frais d'inscription

Quel est le coût d’une inscription à l’Université ?

Compte tenu du contexte de crise sanitaire qui accroît la précarité étudiante, il a été décidé de geler exceptionnellement les droits de scolarité pour l'année universitaire à venir dans les établissements publics d'enseignement supérieur. Les montants des droits pour l'année 2020-2021 sont donc identiques à ceux de l'année 2019-2020.

Par décision du CA en date du 6 février 2020, l'Université de Picardie Jules Verne a voté l'exonération des droits d'inscription différenciés pour les étudiants extracommunautaires.

Pour connaître les tarifs 2020-2021, veuillez cliquer ici ou suivre ce lien sur le site du service public.

Je suis boursier(ère) : dois-je payer les frais d’inscription ?

Non, si vous êtes boursier(ère) du CROUS, vous ne payez pas les frais d’inscriptions.

Je suis boursier(ère) mais on me réclame des frais d’inscription : est-ce normal ?

Plusieurs raisons sont possibles :
  • Vous n’avez pas renseigné que vous étiez boursier(ère) au moment de l’inscription (ligne "Quelle est la nature de votre bourse ?" ;
  • Vous avez transmis votre dossier tardivement au CROUS et il n’a pas encore été traité ;
  • La formation à  laquelle vous vous inscrivez ne donne pas droit à une bourse du CROUS ;
  • Votre INE/NNE délivré par le CROUS est différent de celui figurant sur votre relevé de notes du baccalauréat. S’il comporte un D il s’agit d’un numéro généré par le CROUS ;
  • Votre dossier n’a pas encore été validé informatiquement par le CROUS, veuillez-vous reconnecter sur le service des inscriptions ultérieurement ou contacter directement le CROUS.

Comment puis-je payer mes frais d’inscription ?

Nous vous recommandons fortement, le paiement par carte bancaire.
Si vous optez pour le paiement par chèque, le délai de traitement de votre dossier sera compris entre 7 et 12 jours ouvrés après la réception par l’administration de l’Université. Cela retardera d’autant plus la création de votre ENT ou de votre carte étudiante.

Puis-je payer mes frais d’inscription en plusieurs fois ?

Oui, si le montant est supérieur à 300 €.

Je n’ai pas payé mon inscription en ligne : puis-je le faire ultérieurement ?

Non, si vous validez votre dossier sans payer en ligne, vous ne pourrez pas revenir en arrière. Vous devrez payer obligatoirement par chèque.

Je n’arrive pas à payer avec ma carte bancaire. Comment faire ?

Certaines cartes bancaires ne permettent pas le paiement en ligne. Si vous en avez la possibilité, vous pouvez essayer avec une autre carte ou opter pour le paiement par chèque.

J’ai payé des frais d’inscriptions alors que je suis boursier(ère) : que dois-je faire ?

Vous devez remplir un dossier de remboursement et joindre tous les documents demandés.  Le document est disponible ici.

À quelle adresse dois-je envoyer mon chèque d’inscription ?

Cela dépend de la formation dans laquelle vous vous inscrivez.

Pour une inscription à l'IUT :
IUT d'Amiens
Service Scolarité
Inscriptions en Ligne
Avenue des Facultés - Le Bailly
80025 Amiens Cedex 1
IUT de l'Oise
Service scolarité
54 boulevard Saint André
60000 Beauvais
IUT de l'Aisne
Gestion financière
2 rue Pierre Curie
02000 Laon
Pour une inscription à l'INSPÉ :
INSPÉ d'Amiens
10 rue des Français Libres
80000 Amiens
INSPÉ de Beauvais
3 rue Bossuet
60000 Beauvais
INSPÉ de Laon
Avenue de la République
02011 Laon
Pour toutes les autres formations :
Université de Picardie Jules Verne
Inscriptions en ligne
BP 92719
80027 Amiens Cedex 1

À quel ordre dois-je établir le chèque ?

Le chèque doit être libellé à l’ordre de l’Agent Comptable de l’UPJV.

Je veux annuler mon inscription. Puis-je me faire rembourser ?

Oui, si vous annulez avant le 31 octobre de l’année universitaire en cours. 23 € de frais de gestion seront toutefois conservés (arrêté du 19 avril 2019 relatif aux droits d’inscription).
Au-delà et jusqu’au 31 décembre de l’année universitaire en cours, l’annulation est possible mais sans aucun remboursement.
Au-delà du 31 décembre, plus aucune annulation ne sera faite.
IMPORTANT : l’établissement ne rembourse pas les frais liés à la CVEC, vous devez faire la demande sur le site de la CVEC.

Mon paiement par chèque n’est toujours pas enregistré. Pourquoi ?

Le délai de traitement des paiements par chèque est de 7 à 12 jours ouvré après l’envoi par la poste de votre courrier. Si passé ce délai il n’est toujours pas enregistré, il peut y avoir plusieurs raisons à cela :
  • Vous avez envoyé votre courrier en recommandé : si tel est le cas nous ne pouvons pas récupérer de recommandé à la boîte postale. La poste vous le renverra
  • Le montant du chèque n’est pas bon : vous serez alors contacté pour vous prévenir de l’erreur
  • Le chèque n’est pas signé : vous serez également contacté
  • Le chèque n’est jamais arrivé à la boîte postale des inscriptions : malheureusement, parfois, les courriers se perdent lors de la distribution de la poste

Mon paiement a été enregistré, mais mon chèque n’a pas été débité. Pourquoi ?

En période d’affluence ce délai peut être de quelques semaines.

Problèmes de connexion

J’ai un message d’erreur m’indiquant : "aucune inscription ne peut m’être proposée par le WEB pour l’année en cours". Est-ce normal ?

Vérifiez les périodes d’ouverture des services numériques : calendrier
Si les inscriptions sont bien ouvertes, plusieurs cas de figures :
  • Vous n’avez pas confirmé votre acceptation dans la formation demandée soit sur Parcoursup soit sur eCandidat
  • Votre candidature n’a pas été retenue. Vous ne pouvez donc pas vous inscrire.
  • Les délibérations des jurys ne sont pas closes.
Si tout vous paraît correct et que le message persiste, vous pouvez envoyer un mail en précisant nom, prénom et numéro de dossier de candidature à l’adresse mail de contact : primo@u-picardie.fr
Attention : si vous n’indiquez pas ces informations (nom, prénom, n° de dossier), votre demande ne pourra pas être traitée.

J’ai le message suivant : "Vous ne possédez pas d'inscription antérieure dans cet établissement ou votre dernière inscription est trop ancienne." ?

  • Vous avez déjà été inscrit(e) dans notre établissement mais votre dernière inscription a été annulée (certainement à votre demande),
  • Votre dernière inscription remonte à plus de 2 ans.
  • Vous devrez retirer un dossier papier dans votre UFR et vous inscrire sur une chaîne d’inscription suivant le calendrier suivant :
Calendrier des inscriptions

Je n’arrive pas à me connecter, j’ai le message suivant : "le service est indisponible". Que faire ?

Vérifier que le service numérique est bien ouvert (cf. site UPJV).
Le service numérique est indisponible tous les jours entre 23h et 4h.

On me demande un identifiant pour accéder à la plateforme d’inscription. Où puis-je le trouver ?

L'identifiant correspond à votre numéro de dossier de préinscription :
  • ParcourSup : votre identifiant sera P20 + les 7 chiffres de votre numéro de dossier ParcourSup (exemple : P201000000). Si votre numéro de dossier est composé de 6 chiffres, il faudra ajouter un 0 devant le numéro de dossier (exemple : P200111111)
  • eCandidat : votre identifiant sera EC + les 9 caractères correspondant à votre numéro de dossier (exemple : ECTRGF154PA)
  • Esup-Transfert précédé de la lettre (U + 9 caractères) (exemple : U09NVR0480)

Je n’arrive pas à m’identifier. Pourquoi ?

Essayez de vous connecter avec un autre navigateur WEB (FIREFOX recommandé).
Pensez à effacer les "cookies" du navigateur dans les options.
Vérifiez que vous êtes sur la bonne plateforme et que vous utilisez les bons identifiants.
Si le problème persiste, vous pouvez retrouver votre identifiant ici : https://apogee-services.u-picardie.fr/monopi/

Mon identifiant ne fonctionne pas, j’ai le message suivant "Utilisateur inconnu", que puis-je faire ?

Vous ne pouvez pas vous inscrire en ligne. Vous devrez retirer un dossier d’inscription dans votre scolarité et vous inscrire à partir du 31 août 2020 (Pensez à consulter le calendrier des inscriptions / réinscriptions sur notre site).

Questions diverses

Comment obtenir mon certificat de scolarité ?

Il sera disponible sur votre ENT.
Votre certificat de scolarité sera disponible une fois votre inscription administrative payée et vos pièces justificatives déposées et validées par l’administration.

Quels sont les identifiants pour accéder à mon Espace Numérique de Travail (ENT) ?

C’est à vous de créer votre ENT et votre mot de passe. Pour cela vous devez le créer ici : https://webmail.etud.u-picardie.fr/validation/
Pensez à bien noter votre identifiant et votre mot de passe.

J’ai un message d’erreur lors de la création de mon ENT. Est-ce normal ?

Vérifiez sur la plateforme des pièces justificatives que toutes vos pièces sont validées, et que votre paiement a bien été validé. Vérifiez également votre INE (ne pas confondre un 0 et un O).

J’ai perdu ma carte étudiante : que dois-je faire ?

Vous devrez remplir une déclaration de perte ou de vol et vous rendre au Service de Formation Initiale (SFI) au 10 rue Frédéric PETIT à Amiens.
En cas de perte ou de vol, la carte étudiante vous sera facturée 15€ pour son renouvellement. La réédition ne pourra se faire que si vous avez une inscription en cours à l’université.
Si vous êtes sur un site délocalisé (Antenne de Beauvais, IUT de l’Oise, IUT de l’Aisne, INSSET, STAPS Cuffies), vous pouvez télécharger l’imprimé de déclaration de perte demande-de-renouvellement-de-carte-etudiant.

Quelle est la date de ma rentrée ?

Les dates de rentrée et pré-rentrée sont disponibles sur le site de l’université, sur la page de votre composante.

Quand et comment vais-je avoir ma carte étudiante ?

Tout dépend de la période à laquelle vous vous êtes inscrit(e) et de votre choix de formation. Nous vous invitions à consulter la page de l’UPJV.
Si vous vous inscrivez en PASS, les cartes seront distribuées lors de la journée de pré-rentrée.
Les cartes seront distribuées lors des journées de pré-rentrée.

À quoi me sert la carte étudiante ?

La carte multiservices permet d’identifier les étudiants et sert de :
  • Carte étudiante
  • Porte-monnaie électronique IZLY pour payer les services du CROUS (cafétéria, restaurant universitaire, distributeurs, …)
  • Badge d’accès à certains locaux
  • Carte électorale pour les élections universitaires

J’ai des questions concernant ma bourse ou ma résidence universitaire : qui dois-je contacter ?

Vous devez contacter directement le CROUS de votre région d’études :
  • Par téléphone : 09 69 39 19 19 (plateforme joignable du lundi au vendredi de 11H à 17H)
  • Par mail, en remplissant le formulaire de contact
  • En vous rendant directement au CROUS d’Amiens au 25 rue Saint-Leu (du lundi au vendredi de 09h à 12h30 et de 13h30 à 17h)

Si vous n’avez pas trouvé de réponse à votre question, veuillez envoyer un mail à :

N’oubliez pas d’indiquer :
  • nom et prénom
  • numéro étudiant (le cas échéant)
  • de préciser en entête du message : le motif de votre demande (ex. : problème de connexion, problème de dépôt des pièces justificatives…)
SANS CES INDICATIONS, VOTRE MESSAGE RISQUE DE NE PAS ÊTRE TRAITÉ.

IL EST INUTILE D'ENVOYER UN MAIL SUR PLUSIEURS ADRESSES DE CONTACT, VOTRE DEMANDE SERA TRAITEE.
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