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Sciences Humaines et Sociales
Université de Picardie Jules Verne

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Vous avez besoin d'une écoute psychologique ?

Depuis le 27 mars, une cellule téléphonique d’écoute et de soutien a été mise en place par l'académie d'Amiens pour l’ensemble de ses agents. Cette cellule est assurée par des personnels médico-sociaux de l’académie (psychologues, assistants sociaux du personnel, médecin de prévention), avec la participation des secrétaires des centres médico-scolaires.


Les personnels de l'UPJV qui en ressentiraient le besoin peuvent également contacter cette cellule au numéro : 03 22 82 38 25

Cette cellule d'écoute, ouverte du lundi au vendredi de 9h à 18h, restera active tant que nécessaire.

Situation à l'UPJV

L’UPJV est fermée aux étudiant.e.s à partir du 16 mars, qu’en est-il des personnels ?

Dans le cadre du passage au stade 3 de l'épidémie Covid-19, une mesure de fermeture des locaux de l'université pour raisons sanitaires a été décidée à compter du 16 mars 2020 et ce jusqu'à nouvel ordre, conduisant au déclenchement du plan de continuité de l'activité.

La fermeture des locaux est effective à partir du lundi 16 mars 2020, 18h, afin de permettre notamment la mise en sécurité et l'arrêt en bon ordre des expérimentations en cours ainsi que l'organisation des services indispensables à la continuité de l'activité.

    Personnels BIATSS :

Seules les activités administratives, logistiques et de recherche identifiées comme étant indispensables au fonctionnement a minima de l'établissement sont maintenues. Les personnels BIATSS concernés par ces activités seront mobilisés soit en présentiel, soit en distanciel.
Par ailleurs, des personnels mobilisables ont été identifiés et sont mobilisés au cours de cette période de crise exceptionnelle pour répondre à un besoin impératif.

Depuis le 11 mai, un plan de déconfinement permettant la reprise des activités se met en place pour permettre un retour progressif des personnels sur les différents sites de l'UPJV.

Je devais organiser un colloque ou une manifestation scientifique ou de valorisation à l’UPJV. Cet évènement est-il maintenu ?


À compter du lundi 16 mars, tous les évènements organisés par l’UPJV sont annulés.
Cette décision est aussi valade pour la tenue des élections universitaires, programmées le 17 mars et reportées à une date ultérieure.

Je fais partie du personnel UPJV et je dois partir en mission à l'étranger, que dois-je faire ?

Toutes les mobilités, quels que soient les pays ou les zones géographiques, sont suspendues, avec effet immédiat et jusqu’à la fin de l’épidémie.

Questions générales

La fermeture de l’université concerne-t-elle tous les personnels ?

Oui : en période de confinement, tous les personnels de l’UPJV devaient rester chez eux. Depuis le lundi 16 mars 2020, plus aucun personnel n'a pu se rendre à son unité de travail (bureau, laboratoire, plateforme, coordination…). Les fonctions vitales de l’établissement nécessitent cependant de mettre en place une dérogation pour certains personnels identifiés dans le cadre du Plan de Continuité des Activités.

A compter du 11 mai 2020, un plan de déconfinement est à l'étude pour permettre un retour progressif des personnels au sein de l'Université.

Qu’est-ce que le plan de continuité des activités (PCA)

Le PCA permet d’assurer les fonctions vitales de l’université afin qu’une reprise d’activité normale soit possible dans quelques semaines.
Ce plan liste les activités essentielles qui doivent être maintenues malgré la fermeture ainsi que les agents mobilisés pour mettre en oeuvre ces activités.

Seuls les agents mobilisés par leur direction dans le cadre de ce plan doivent se rendre au travail. En cas de doute, rapprochez-vous de votre responsable.

Vous vivez très mal les mesures de télétravail, vous êtes anxieux.euse ou vous ressentez le besoin d’une écoute et d’une aide psychologique, à qui  pouvez-vous vous adresser ?

L’espace d’accueil et d’écoute du réseau PAS (Prévention, Aide et Suivi) mis en place par le ministère avec la MGEN au 0 805 500 005* (service et appel gratuits) permet à tous les agents qui en éprouvent le besoin, d’entrer en contact (en toute confidentialité) avec une équipe de psychologues à distance et sans rendez-vous.
Ce service gratuit est ouvert à compter du lundi 23 mars de 8h30 à 18h30, du lundi au vendredi.

Vous pouvez également contacter le service de médecine de prévention de personnels de l'UPJV (medecinedutravail@u-picardie.fr).

Modalités de travail

Comment pouvez-vous assurer vos missions en cette période de fermeture exceptionnelle ?

Compte tenu des circonstances, il a été demandé à chacun des responsables hiérarchiques de favoriser le recours au télétravail lorsque cela est possible, et d'adapter les organisations de travail à de nouvelles contraintes (fermeture des écoles, confinement, …). Ainsi, l'université a activé les dispositifs RH appropriés permettant le maintien des rémunérations et des droits des agents concernés, titulaires ou contractuels, et selon une durée et des modalités adaptées aux circonstances.

Après accord de votre responsable hiérarchique, vous pouvez recourir au télétravail. Quelle procédure devez-vous suivre ?

Dans la mesure du possible, le recours au télétravail doit être la solution privilégiée, soit à partir du matériel universitaire dont vous disposeriez déjà soit à partir de votre matériel personnel. Les modalités d’organisation de vos activités sont à définir avec votre responsable hiérarchique, en tenant compte bien entendu des contraintes personnelles induites par les circonstances exceptionnelles.

Comment articuler le télétravail et le droit à la déconnexion ?

En télétravail, le droit de chacun à la déconnexion doit être respecté.
  • Solliciter un collègue en dehors de ses horaires de travail est à éviter.
  • Recevoir un mail en dehors de votre temps de travail n’exige pas de votre part, et de celle de vos collègues, une lecture et une réponse immédiate
Quelques bonnes pratiques :
  • Laisser un délai raisonnable de réponse à vos interlocuteurs avant de les relancer
  • Utiliser les termes « urgent, important » avec parcimonie et uniquement lorsqu’ils sont vraiment nécessaires.

Quels sont les outils numériques mis à disposition ?

Aucune réunion de travail en présentiel n’étant maintenue, les échanges mails et téléphoniques, les audioconférences ou visioconférences sont privilégiés. Un ensemble d'outils numériques permettant le travail à distance est mis à disposition.

Si vous avez des questions sur l'utilisation des outils numériques permettant le travail à distance, consulter la DISIP pour savoir comment transférer votre ligne fixe à distance, comment utiliser le VPN ou réseau sécurisé d'accès aux documents et Zoom, une solution de web-conférence.

Vous ne disposez pas de matériel informatique professionnel, comment pouvez-vous télétravailler ?

Si vos activités ne nécessitent pas de connexion spécifique à des applications métiers et si vous disposez d’un matériel informatique personnel, vous pouvez l’utiliser (bureautique, messagerie…). De plus, de nouveaux outils sont progressivement mis en place par la direction des systèmes informatiques (DISIP), pour faciliter le télétravail, même sans matériel informatique professionnel.

Les personnels ne disposant pas de matériel informatique personnel sont tenus de répondre a minima aux sollicitations téléphoniques de leur supérieur hiérarchique.

Quelles sont les consignes générales à respecter ?

A compter du lundi 16 mars, l’accès aux bâtiments est prohibé, à l’exception des personnels réalisant une activité vitale nécessitant un travail présentiel. La référence pour ces autorisations est constituée par le plan de continuité des activités. Ces activités vitales sont peu nombreuses et essentiellement : les fonctions supports, la maintenance ou la surveillance d’installations techniques et de plateformes.
Si vous êtes dans ce cas, vous devrez avoir reçu une autorisation nominative de déplacement professionnel signée par le Président de l’Université. Vous devrez vous en munir lors de vos déplacements et établir également une auto-certification en utilisant le formulaire officiel.

S’il vous paraît qu’une des activités vitales de l’établissement que vous accomplissez n’a pas été recensée, adressez-vous à votre responsable hiérarchique qui sollicitera une modification du PCA auprès de la DGS.

Questions RH

La période de confinement (que vous soyez ou non amené à télétravailler) a-t-elle eu un impact sur votre carrière ou sur votre paie ?

Il n'y a eu, au cours de cette période de fermeture de l'établissement et de confinement, aucun impact sur le déroulement de votre carrière (calcul de l’ancienneté, droits à l’avancement, droits à pension, …) , ni sur le maintien de votre droit à rémunération.

Vous êtes placé.e en arrêt de travail par votre médecin, que se passe-t-il ?

En la matière, les règles usuelles s’appliquent, telles que fixées par les dispositions et pratiques en vigueur à ce jour. Ainsi, vous devez transmettre votre arrêt de travail à votre supérieur hiérarchique dans les délais réglementaires (48h). En application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19, le jour de carence ne s’applique plus aux arrêts de travail à compter du 24 mars 2020. Il ne peut être exigé aux agents en arrêt de travail durant la fermeture de l’établissement de recourir au télétravail.

Si vous avez une maladie chronique ou une fragilité de santé particulière reconnue par votre médecin alors même que vous devez être mobilisé.e sur site dans le cadre du PCA, vous devez rester chez vous. Quelles est la procédure à suivre ?

Tous les personnels dont la situation particulière les rend vulnérables devant le risque épidémique doivent rester à leur domicile à partir du lundi 16 mars et jusqu’à nouvel ordre, et doivent se signaler au service de médecine de prévention (medecinedutravail@u-picardie.fr) et au Pôle ReM (dgarem@u-picardie.fr), ainsi qu'à leur supérieur hiérarchique.

Dans le respect du cadre réglementaire et en concertation avec votre supérieur hiérarchique, le service de médecine de prévention et le pôle ReM, vous pourrez soit télétravailler, soit bénéficier d'une autorisation spéciale d’absence. Dans ce cas précis, vous devez :
  • disposer d’un justificatif médical, ou si cela est impossible du fait des circonstances, produire une déclaration sur l'honneur
  • vous signaler à votre hiérarchie, au service de médecine de prévention (medecinedutravail@u-picardie.fr) et au Pôle ReM (dgarem@u-picardie.fr)

Quel accompagnement social est mis en place par l’université ?

L’assistante sociale du personnel reste mobilisée et à votre écoute pour vous accompagner dans les difficultés sociales et/ou financières que vous pourriez rencontrer. Contact :

-    par courriel : nora.benmerieme@u-picardie.fr

-    ou par téléphone : 06.33.16.10.46


Vous voulez aider dans le cadre de la crise sanitaire, que pouvez-vous faire ?

Le gouvernement a mis un site en ligne pour permettre aux volontaires de venir en aide aux personnes en difficulté : jeveuxaider.gouv.fr
Quatre types de missions peuvent être effectués : l’aide alimentaire et d’urgence, la garde exceptionnelle d’enfants (de soignants notamment), le lien avec les personnes fragiles isolées et la solidarité de proximité (courses pour les voisins les plus fragiles).
A noter : cette plateforme d'entraide permet aux structures (associations, CCAS, MDPH, collectivités, etc.) de faire état de leurs besoins de renforts.

Vous souhaitez suivre une activité physique et sportive ?

Le maintien d’une activité physique régulière demeure un objectif important pour la santé de toutes et tous. Pour cette raison, l'équipe du SUAPS de l’UPJV insiste sur l’importance de maintenir une activité physique tout en restant à son domicile.

Nous vous invitons à consulter régulièrement le site, qui centralisera l'ensemble des propositions de séances réalisables à domicile. Elles sont accessibles à toutes et tous. Prenez soin de vous.

Que se passe-t-il pour les concours d’accès à la fonction publique et examens professionnels 2020 (concours BIATSS des filières ITRF, AENES, bibliothèque et médico-sociale) ?

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, des échanges sont en cours avec le ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation d’une part et le Rectorat d’autre part concernant le calendrier et les modalités d’organisation des concours et examens professionnels des différentes filières BIATSS (ITRF, AENES, bibliothèque, médico-sociale).
  • Filière ITRF : les inscriptions aux recrutements I.T.R.F. de la session 2020 (concours et examens professionnels), initialement prévues du 2 au 30 avril 2020, sont reportées à une date ultérieure non connue à ce jour. Celle-ci fera l'objet d'une communication officielle sur les pages dédiées du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche et de l’Innovation relayée via le site de l’UPJV et un courriel diffusé à l’ensemble des personnels.
  • Filières AENES et médico-sociale : Les concours de recrutement de l'Éducation nationale devraient avoir lieu, sous réserve de l’évolution de la situation sanitaire, entre juin et juillet. Ils feront l'objet d'une communication spécifique sur les pages dédiées du Rectorat de l’Académie d’Amiens également relayée via un courriel diffusé à l’ensemble des personnels.
  • Filière Bibliothèque : les épreuves des concours sont reportées à une date ultérieure et la publication des résultats des concours suspendue. Les informations feront l’objet d’une communication spécifique sur les pages dédiées du Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la recherche et de l’Innovation et seront relayées par un courriel diffusé à l’ensemble des personnels.
Les sessions d’information et de formation sont suspendues mais nous vous invitons à consulter le site intranet où vous trouverez toutes les informations nécessaires pour vous informer au mieux sur les concours.

Les personnels peuvent-ils/elles se former ?

Les formations destinées aux personnels qui devaient se tenir avant le 15 avril 2020 ont toutes été reportées comme suite aux mesures de confinement. Les formations prévues après le 15 avril 2020 sont également susceptibles d’être annulées selon l’évolution de la crise sanitaire. Les personnels concernés seront informés dans les prochaines semaines.

Il est possible de suivre des formations à distance en ligne (MOOC, etc). Une rubrique sur le site est en cours de développement : https://personnels.u-picardie.fr/ressources-humaines/formation/

Pour toute autre demande, vous pouvez vous adresser au service de la formation des personnels (drh-formation@u-picardie.fr).

La date limite de retour des demandes de financement de projets individuels de formation et de congé de formation professionnelle initialement fixée au 30 avril 2020 est reportée à une date ultérieure qui sera communiquée prochainement.
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