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Cadre général

Compte tenu de la situation actuelle liée à la pandémie due au virus Covid-19 et aux décisions prises par le Gouvernement, quel est le positionnement de l’UPJV concernant les étudiants qui devaient être accueillis en stage ?

Les mesures de confinement nationaux nécessitent que nous protégions nos étudiants de la pandémie.
Les stages ne sont pas des contrats de travail. Les stagiaires ne doivent pas occuper des postes de travail ni remplacer des employés. Ils ne relèvent pas des plans de continuité des entreprises, n’étant pas nécessaires à la poursuite d’activité dans le cadre de la crise sanitaire COVID 19.

Dans ce contexte, les périodes de stage sont soumises à quatre possibilités :
  1. Le télétravail : dans ce cas, si la convention n’a pas été signée, l’étudiant saisit sa convention sur le PCS (Portail des conventions de stage - lien) et précise dans « lieu de stage » l’adresse de son domicile ; sinon un avenant est nécessaire pour préciser le nouveau « lieu de stage ».
  2. Le report de stage : un avenant est nécessaire pour préciser les nouvelles dates, sachant que les stages longue durée (Licence Professionnelle et Master 2) bénéficieront d’un allongement de l’année universitaire jusqu’au 31 décembre 2020. Les stages de deuxième année de DUT peuvent être accomplis, eux, jusqu’au 31 août 2020.
  3. L’annulation de stage : un avenant est nécessaire.
  4. Il vous semble que le stage peut se dérouler, mais vous devez au préalable en informer les référents pédagogiques de l’étudiant afin d’apprécier, y compris avec l’étudiant lui-même, l’opportunité et les conditions d’un éventuel maintien.  Si tel peut être le cas, les règles de distanciation et de sécurité sanitaires doivent impérativement être respectées au sein de l’entreprise. Pour cela, nous vous demandons d’envoyer un mail à l’enseignant-référent afin d’attester que ces conditions de sécurité sont bien mises en place. Ainsi, il est de votre responsabilité de repenser votre organisation pour :
  • Limiter au strict nécessaire les réunions
  • Limiter les regroupements de salariés dans des espaces réduits
  • Annuler ou reporter les déplacements non indispensables
  • Adapter l’organisation du travail, notamment grâce à la rotation d’équipes
Le stagiaire pourra mettre fin au stage s’il ne se sent pas en sécurité en utilisant un avenant.
Contact : stages@u-picardie.fr
Avenant convention de stages (modèle à télécharger)

J’accueille un stagiaire dans le cadre d’une convention signée préalablement au 14 mars 2020. Que faire ?

Si les missions confiées le permettent, l’étudiant peut poursuivre ou réaliser son stage en dehors du milieu professionnel, selon le régime du « stage à domicile ». Il faut pour cela, réaliser un avenant précisant que le lieu de stage est celui du domicile.

La mise en place du stage à domicile nécessite cependant :
  • que le stagiaire, quoique à domicile, soit sous l’autorité de l’organisme d’accueil (tuteur professionnel) ;
  • que le stagiaire se conforme aux dispositions de la convention de stage sans pouvoir vaquer librement à ses occupations (ex. : respect du temps de travail) ;
  • que vous organisiez un contact régulier  avec l’étudiant stagiaire, en votre qualité de tuteur en entreprise ;
  • que l’ensemble des parties signataires de la convention de stage soient d’accord.
Si les missions ne permettent pas que le stage se réalise au domicile de l’étudiant (hormis les cas tout à fait exceptionnels et dérogatoires des étudiants des professions de santé) et si le stagiaire souhaite poursuivre la mission, le stage peut se poursuivre selon les termes de la convention signée et à la condition que votre entreprise mette en place les mesures de distanciation sociale répertoriées sur le site du ministère du travail. Cependant, si le stagiaire estime que les conditions de sécurité ne sont pas réunies, il pourra annuler son stage, grâce à un avenant.

Contact : stages@u-picardie.fr
Avenant convention de stages (modèle à télécharger)

Comment faire si je ne peux pas proposer un stage à domicile ?

  • Pour les stages à venir, une convention peut être signée avec une date lointaine telle que le mois de juillet : dans ce cas, l’étudiant doit se rendre sur le PCS (Portail des Conventions de Stages) et saisir sa convention de stage. Si la période de confinement devait aller jusqu’à cette nouvelle date, un avenant d’annulation ou de report pourra être réalisé.
  • Pour les stages en cours :
o    Annuler le stage : dans ce cas, un avenant à la convention de stage initiale doit être établi à l’initiative de l’organisme d’accueil ou du stagiaire.
o    Reporter le stage : à une date qui conviendra à toutes les parties.

Contact : stages@u-picardie.fr
Avenant convention de stages (modèle à télécharger)

Si le stage est maintenu à domicile, la gratification doit-elle être versée ?

L’adaptation d’un stage à domicile s’accompagne du maintien de la gratification pour les stages selon les conditions de gratification posées par l’article D. 242-2-1 du code de la sécurité sociale soit :

•    à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour),
•    à partir de la 309e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue.

Pour rappel, le taux horaire de la gratification est égal au minimum à 3,90 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 26 € x 0,15).

Si le stage a débuté mais a été suspendu du fait de la pandémie, la gratification doit-elle être versée ?

Sauf disposition spécifique de votre entreprise, la gratification est suspendue.

Alternance

Quelles sont les dispositions prises par l’UPJV dans son plan de continuité d’activité concernant l’alternance ? Quels sont les interlocuteurs ?

Les mesures d’adaptation prises par l’UPJV pour favoriser la continuité des activités de formation ont pour objectif la poursuite des objectifs pédagogiques des formations dispensées par l’établissement selon des modalités adaptées au contexte exceptionnel que nous traversons.

Dans ces conditions, les calendriers de l’alternance sont maintenus avec des modalités pédagogiques à distance et l’entreprise doit libérer l’apprenti sur les périodes de formation initialement prévues.

Les responsables des formations ouvertes à l’apprentissage ainsi que les tuteurs pédagogiques des apprentis sont donc les interlocuteurs privilégiés des entreprises qui les accueillent pour tout ce qui concerne la mise en œuvre de la continuité pédagogique.
Ces règles s’appliquent également aux salariés en contrat de professionnalisation.

J’accueille ou je dois accueillir dans les prochains jours des apprentis en formation à l’Université de Picardie Jules Verne. Dois-je les accueillir et maintenir la rémunération ?

Pour les apprentis, suivant les directives ministérielles et de la DGEFP, s'ils étaient initialement en période de formation à partir du 16 mars, ils sont placés en période de formation pour leur permettre de suivre leurs cours à distance. Vous devez donc respecter le calendrier d’alternance.
Concernant la rémunération, les apprentis étant salariés de votre entreprise, vous devez leur appliquer les mêmes dispositions qu'à tout autre salarié de votre structure (télétravail, activité partielle, garde d’enfant…).

Ainsi, les salariés en apprentissage peuvent perçoir une indemnité compensatrice versée par leur employeur, au minimum égale à 70 % du salaire brut soit environ 84 % du salaire net. Elle peut être augmentée par l’employeur. D'autre part, l'indemnité est portée à 100 % lorsque les salariés suivent une formation pendant les heures chômées. Pendant cette période exceptionnelle, votre CFA reste à votre disposition pour toute information.

Liens utiles

- CFA IRFA-APISUP
3 avenue du Pays d'Auge
80000 Amiens
Tél. : 03.22.82.80.60
contact@irfa-apisup.fr

- FAQ dédiée du ministère du travail : https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-covid-19-questions-reponses-apprentissage

Mon entreprise se retrouve en activité partielle, quels impacts pour les salariés en alternance ?

Le dispositif d’activité partielle peut être sollicité par les entreprises dans le cadre de circonstances à caractère exceptionnel (article R. 5122-1 du Code du travail). Le salarié en alternance peut alors être mis en activité partielle par votre entreprise. Le contrat sera suspendu pendant cette période mais la personne continuera à être rémunérée.

En ce qui concerne la rémunération des apprentis en activité partielle, l'ordonnance n°2020-346 du 27 mars 2020 publiée au JORF du 28 mars 2020 prévoit en matière de formation professionnelle que :
  • Les conditions d’indemnisation des salariés en formation pendant la période d’activité partielle sont alignées sur les conditions d’indemnisation de droit commun des salariés en activité partielle (article 5) ;
  • Les apprentis et les salariés titulaires d’un contrat de professionnalisation bénéficient d’une indemnité d’activité partielle égale au pourcentage du salaire minimum interprofessionnel de croissance qui leur est applicable au titre des dispositions du code du travail (article 4).

Est-ce que la formation à distance est mise en œuvre pour les apprentis de l’UPJV ?

Oui, la période de formation initialement prévue est maintenue avec des modalités pédagogiques à distance. Un message a été envoyé aux apprentis, aux services des ressources humaines des structures d'accueil et aux maîtres d'apprentissage pour leur indiquer cette reprise des cours.

Dois-je libérer du temps aux apprentis pour suivre la formation ?

Oui, si l'apprenti est en période de formation à distance. Vous pouvez vous rapprocher du responsable de formation ou du tuteur de votre apprenti ou du CFA pour connaître les modalités de chaque formation.

Qui informe les apprentis des modalités de la formation à distance ?

Les responsables de formation sont les premiers interlocuteurs et informent les apprentis des nouvelles modalités d’enseignement à distance. Le responsable d’unité d’apprentissage dont dépendent l'apprenti et les tuteurs seront également informés et pourront assurer un relai auprès des apprentis.

Formation professionnelle continue

Un salarié peut-il continuer à suivre sa formation professionnelle ?

Pour un salarié qui a débuté une formation, quel que soit son statut (salarié, bénéficiaire d’un contrat en alternance, etc.), le principe suivant s’applique :
  • La formation proposée continue dès lors que l’organisme de formation ou le centre de formation est en capacité d’assurer la poursuite de la formation à distance.
  • Si la session de formation est suspendue, elle reprendra, quand cela sera possible, au stade où elle s'est arrêtée.
Dans tous les cas, le principe est le maintien d’une rémunération pour le bénéficiaire de la formation.

Un.e de mes collaborateurs/trices devait suivre une formation financée par le compte personnel de formation (CPF), quelles sont les conditions et les formalités ?

Sont considérées comme force majeure toutes les annulations depuis le 12 mars 2020. En conséquence, les comptes des titulaires seront re-crédités des droits CPF mobilisés et les personnes ayant financé une partie du montant de la formation par du reste à charge, seront remboursées du montant intégral.

Les stagiaires et les organismes de formation, après accord des parties, ont pu décider ensemble de décaler à une date ultérieure les sessions en présentiel initialement prévues durant le mois de mars et jusqu’au 15 avril.

Les stagiaires pourront mobiliser à nouveau leurs droits CPF sur www.moncompteformation.gouv.fr

Un salarié de mon entreprise suit une formation à l’UPJV, quelles sont les dispositions prises ?

Le report des sessions de formation au-delà de ce qui est prévu dans le cadre du marché et/ou de la convention, est-il possible ? Si oui, dans quelles conditions et selon quelles formalités ?

En cas de besoin, des reports des sessions seront rendus possibles. Ils sont à convenir entre les parties.

Comment puis-je assurer que mon salarié ou apprenti est bien en formation ? Quels justificatifs puis-je demander ?

Pour les organismes de formation, le principe est de privilégier le maintien de l’activité lorsque les formations peuvent se poursuivre par un enseignement à distance. Le financement de la prestation par le financeur est alors maintenu.

Quant aux règles de contrôle de présence, elles évoluent pour permettre l’organisation de la formation à distance avec des modalités de preuve facilitées et allégées. Les preuves pourront être apportées par tout moyen, y compris ceux issus des outils numériques (tablette, smartphone, badgeage électronique) ainsi que les évaluations, comptes rendus, bilans, livrets de suivi pédagogique, etc.
Dans tous les cas, les bénéficiaires demandeurs d’emploi en cours de formation voient leur rémunération de stagiaire de la formation professionnelle garantie pendant la période de suspension, jusqu’à la fin de la formation.

Liens utiles :

Prestation et factures

Nous sommes prestataires de l’université et avons une livraison en attente. Quelles sont les démarches à suivre ?

L’Université de Picardie Jules Verne est fermée jusqu’à nouvel ordre. Un plan de continuité des activités administratives a été mis en place. Dans ce cadre, les livraisons sont suspendues, à l’exception de celles de produits nécessaires au maintien du fonctionnement vital de l’établissement dont les équipements de recherche. Si vous devez livrer notamment un laboratoire de recherche nous vous invitons à le contacter directement pour vérifier avec le commanditaire si la livraison doit être maintenue et dans ce cas quelles en seront les modalités. Vous pourrez être invités à stocker provisoirement les livraisons en attente, d’ici la réouverture de l’université. 

L'université a demandé la suspension de la collecte et remise du courrier par les services de la Poste sauf sur le site de la Présidence, chemin du Thil, mais la distribution sur ce site n’est plus journalière. Par ailleurs, notre navette interne de courrier est également suspendue. Il est donc recommandé de privilégier la communication électronique pendant cette période pour toute communication. Le rétablissement des circuits de courrier aura lieu dès la fin du confinement.

Nous avons fourni une prestation à l’université et avons des factures en attente. Les délais de paiement seront-ils respectés ?

Toutes les factures correspondant à des prestations qui ont été réalisées, et pour lesquelles  il est possible de constater que le service a bien été effectué, sont traitées. Le service facturier de l’université télé-travaille et il s’attache à traiter les règlements de factures non seulement dans le délai légal de 30 jours mais aussi le plus rapidement possible pour que nos fournisseurs ne soient pas en difficulté dans ces circonstances exceptionnelles.

Pour un traitement rapide et efficace de vos factures, veillez à les déposer sur le portail Chorus Pro (obligatoire depuis le 1er janvier 2020). Les factures sont à établir au nom de l’Université de Picardie Jules Verne et doivent mentionner obligatoirement à minima la référence du bon de commande, ainsi que la date de réalisation de la prestation ou de la livraison.

Pour tout dépôt de facture sur Chorus : identifiant = SIRET 19801344300017, Code Service : UPJV1BC, n° d’engagement = n° du bon de commande (10 chiffres commençant par 4500….)

Pour toutes informations ou questions sur le traitement  ou le paiement de vos factures : facturier@u-picardie.fr

Qu’en est-il des marchés publics en cours ?

Il est fait application de l'ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 portant diverses mesures d'adaptation des règles de passation, de procédure ou d'exécution des contrats soumis au code de la commande publique et des contrats qui n'en relèvent pas pendant la crise sanitaire née de l'épidémie de covid-19.
 
Pour les consultations en cours d’instruction ou d’exécution, vous pouvez obtenir tous renseignements auprès du service achat-marché : achat-marche@u-picardie.fr ou via la plate-forme Marcoweb.

Je suis attributaire d’un marché avec obligation de livraison à une date déterminée que puis-je faire ?

Si vous avez été attributaire récemment d’un marché public pour lequel une livraison est attendue vous avez la possibilité de demander une prolongation des délais conformément à l’article 13.3 du CCAG FCS.

Le délai ainsi prolongé a les mêmes effets que le délai contractuel. Votre demande devra préciser la durée de la prolongation demandée.

Une décision d’admission sera prise par l’Université prolongeant ce délai.

Qu’en est-il des chantiers en cours ?

Les chantiers en cours avaient été suspendus pendant la période de confinement.

En application de l'article 6 premier alinéa de l'ordonnance n°2020-319 du 25 mars 2020 portant diverses mesures d'adaptation des règles de passation, de procédure ou d'exécution des contrats soumis au code de la commande publique et des contrats qui n'en relèvent pas pendant la crise sanitaire née de l'épidémie de covid-19, vous avez la possibilité de demander la prolongation du délai d'exécution du marché de la durée de la période de confinement majorée de 2 mois.

Si tel est le cas, il convient d’adresser un courriel à achat-marche@u-picardie.fr et  nous vous adresserons un projet d'avenant en ce sens.
 
Si votre société souhaitait poursuivre son chantier pendant la période de confinement, il était convenu d’appliquer le guide des préconisations COVID19 édité par l'OPPBTP qui a reçu l’approbation des fédérations d’employeurs du secteur (Capeb, FFB et FNTP) et l’agrément des ministères de la Transition écologique et solidaire, de la Ville et du Logement, des Solidarités et de la Santé, et du Travail.
Nous vous invitons donc à communiquer sans délai à votre donneur d’ordres les mesures prises pour pouvoir respecter les clauses contractuelles du marché dont notamment une liste des conditions sanitaires à respecter, pour que ces dernières soient formalisées.

En cas de chantier avec CSPS, celui-ci devra disposer des éléments pour actualiser le PGC. Pour celles sous Plan de Prévention, les éléments d’actualisation devront être transmises à shse@u-picardie.fr.
Sans accord formel du donneur d’ordre, les chantiers ne pouvaient pas reprendre.
 

Recherche

Peut-on contacter les laboratoires de recherche pour proposer des projets de recherche collaborative ?


Les 35 unités de recherche de l’université restent à l’écoute des entreprises. Vous trouverez des contacts sur : https://www.u-picardie.fr/recherche/presentation/unites-de-recherche/
Vous pouvez également écrire à la Direction de la Recherche (DR) : drv@u-picardie.fr

Notre entreprise développe un projet de collaboration de recherche avec l’UPJV. Qu’en est -il de l’avancement du projet pendant la période de confinement ?

L’université de Picardie Jules Verne est fermée jusqu’à nouvel ordre et a activé son plan de continuité d’activité (PCA), nécessaire au maintien des activités vitales ou critiques. Les laboratoires et équipements technologiques ne sont donc pas opérationnels durant cette période de confinement, et aucun travail de recherche ne peut y être réalisé, hors laboratoires travaillant sur le Covid-19.

De ce fait, les projets de recherche continuent dans la limite des possibilités offertes par le confinement. Les responsables scientifiques et les chercheurs restent mobilisés grâce au travail à distance et peuvent avancer sur la rédaction de rapports ou la production théorique ; nous vous invitons à prendre contact par mail avec eux.

Notre entreprise est dans l’attente de résultats de recherche ou de la livraison de prototype de recherche. Que faire ?

Les travaux en laboratoire sont suspendus pendant toute la durée du confinement.

En cas d’attente de livraison de tests ou de prototypes de recherche, nous vous invitons à prendre contact par mail avec le responsable scientifique du laboratoire.

Nous avons des projets (collaborations, prestation…) en cours avec l’université et avons besoin de faire des points réguliers sur leur avancement. Notre contact habituel reste-t-il joignable ?

Les responsables scientifiques et les personnels de la direction de la recherche sont en télétravail et sont joignables par mail.

Un doctorant prépare actuellement sa thèse en convention CIFRE dans notre entreprise, quelles mesures doit il appliquer ?

Un doctorant en thèse CIFRE est un salarié de l’entreprise. L’entreprise doit donc appliquer le droit du travail le concernant, et toutes les mesures actuelles prévalent.

Si les conditions de réalisation de sa thèse peuvent être aménagées et adaptées à distance, le doctorant est sous l’autorité de l’entreprise et doit se conformer aux dispositions du contrat de travail.

Si les conditions de réalisation de sa thèse ne peuvent d’aucune façon être aménagées et adaptées à distance (fermeture de l’entreprise, activité non compatible...), l’entreprise peut envisager la solution de mise en activité partielle.

Pour cela, l’entreprise doit faire une demande d'autorisation préalable et d'indemnisation d'activité partielle auprès de de l'unité territoriale de la Direccte, préalable à la mise en chômage partiel.

En cas de mise en activité partielle, les possibilités d’une éventuelle prolongation de la Cifre correspondant à la durée de la suspension pourront être étudiées en lien avec l’ANRT et l’UPJV.

J’ai proposé une mission aux étudiants de l’université dans le cadre de Disrupt Campus. Les délais de restitution seront-ils assurés ?

Oui, la mission sera assurée jusqu'à son terme. Le délai de restitution du livrable est toutefois repoussé au 22 mai.

Notre entreprise est hébergée dans les locaux universitaires, pouvons-nous y avoir accès ?

Avant sa fermeture aux étudiants, au public et aux personnels, l’UPJV a interrogé les entreprises hébergées sur le recensement des activités vitales ou critiques au sein de leur structure avec l'objectif de construire un plan de continuité de l'activité (PCA). Depuis le 16 mars, et l'activation de ce dernier, l’accès aux bâtiments de l’UPJV s’organise de 8h à 18h dans le respect des plans de continuité d’activités opérationnels établis par chaque structure hébergée et pour les seules personnes autorisées dans ce cadre.

Toute personne autorisée à se rendre sur site devra être munie de l’autorisation délivrée par l’UPJV et de l’attestation de déplacement dérogatoire (téléchargeable sur le site du ministère de l’intérieur).

Par ailleurs et afin d’accompagner les entreprises et de limiter l’impact de la crise du Coronavirus sur leurs activités, des mesures concrètes ont été mises en place à l’échelle nationale afin de soutenir tous les acteurs économiques face à cette situation exceptionnelle. Ces mesures de soutien immédiat ainsi que les contacts utiles sont disponibles sur le site du ministère.

Je cherche à aider les autres entreprises pour fournir en matériel de première nécessité, à qui puis-je m’adresser ?

Vous pouvez vous renseigner via fondationupjv@u-picardie.fr pour la lutte contre le Covid-19.
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